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Back Office: para que serve e qual sua importância

É um nome diferente contudo se trata de algo comum e muito necessário para os negócios em geral. O termo em inglês define muito bem uma série de atitudes e tarefas a serem realizadas.

Se você já tem uma noção do que é ou se ainda não tem ideia, fique por aqui que suas dúvidas serão sanadas. O Back Office está presente no dia a dia das empresas, contudo nem sempre é feito como deveria.

O que é Back Office?

Estamos nos referindo a um tipo de trabalho essencial especificamente em empresas. Contudo, muitas vezes o mesmo é feito sem que se saiba. Uma vez que nem todos estão familiarizados com estas palavras do inglês.

Back Office diz respeito ao trabalho feito nos bastidores, na retaguarda, por trás. Portanto ter uma atividade dessa bem estruturada trará excelentes resultados para os negócios de qualquer ramo.

  • Back: Costas
  • Office: Escritório

Esse trabalho pode ser definido como uma atividade interna que geralmente não aparece, mas se faltar compromete os resultados. Imagine um programa de tv focado em culinária em que somente o apresentador e alguns convidados aparecem.

Nesse exemplo, há muitas pessoas trabalhando sem que as câmeras filmem. Então ninguém vê a pessoa que levantou cedo para comprar os legumes e as frutas. Também não se filma quem é responsável por lavar as vasilhas ou limpar o chão.

Quem escreveu o roteiro, fez a maquiagem, arrumou o cabelo entre outras coisas trabalha nos bastidores. Assim, esses e outros são figuras essenciais para o bom andamento do programa, porém não costumam aparecer.

Quando falamos de um escritório também o conceito é semelhante no que diz respeito a organização e planejamento. O Back Office é o trabalho daquela pessoa que faz orçamentos, gerencia pessoas, pagamentos, relatórios e arquivamento.

Ele também emite notas fiscais, planeja, dá suporte as licitações, verifica a necessidade de materiais de escritório. Além de tudo que for necessário para o pleno funcionamento das atividades.

Back Office

Para que serve?

Ele é sem dúvidas o trabalho de um profissional que tem um papel fundamental para o bom andamento da empresa.

Isso independe do tamanho ou porte da mesma, pois sem organização e planejamento nenhum negócio prospera.

Este trabalho serve para garantir que todos os processos relacionados ao resultado final serão feitos. Uma forma de prevenir possíveis erros e faltas capazes de comprometer o objetivo.

Back Office no mercado financeiro

Neste mercado o trabalho do Back Office dá o suporte necessário para as pessoas da equipe de frente. Assim aqueles que aparecem dependem desse mover por trás que será sua estrutura de atuação.

Quem exercer essa atividade em escritórios com movimentações financeiras verá na prática como tudo funciona.

Inclusive muitos acabam tendo essa como uma forma de entrar no mundo dos investimentos.

Esse profissional trabalha muito e é fundamental para um bom fluxo dos trabalhos. Contudo ele não está diretamente ligado ao produto ou ao serviço oferecido, suas tarefas e atividades são consideradas de bastidores.

Como funciona um trabalho de Back Office?

O trabalho do Back Office irá ter uma pequena variação de acordo com o lugar que ele desempenha suas funções. Assim o mesmo irá se adaptar conforme as exigências do local.

Trabalhando na área de recursos humanos as tarefas serão gerenciar pessoas, assim como selecionar e treinar equipes. Também precisa desenvolver estratégias e buscar constantes aperfeiçoamentos no que diz respeito às suas atribuições.

Um Back Office dedicado irá procurar proporcionar uma melhoria na qualidade de vida do seu ambiente de trabalho.

Logo, haverá uma satisfação por parte dos colegas e claro o chefe certamente irá ficar satisfeito.

Quem trabalhar num local mais voltado para a parte financeira deverá emitir notas fiscais e fazer cronogramas. Assim como realizar orçamentos e tudo que diz respeito a gestão de material necessário ao desenvolvimento dos serviços.

back office

Como ser um bom Back Office?

Um bom profissional Back Office precisa ser alguém capaz de se comunicar muito bem com outras pessoas. Ou seja, tanto de forma verbal como escrita é preciso ser claro na comunicação para que não haja equívocos.

Também é preciso ter algumas características que facilitarão e contribuirão para o sucesso da empresa. Veja abaixo algumas que listamos para te ajudar a compreender melhor:

  • Ter facilidade de relacionamento com outras pessoas;
  • Ser extremamente organizado;
  • Comprometimento com as metas e resultados da empresa;
  • Ser ágil e ficar atento a novas tendências e tecnologias;
  • Possui um bom raciocínio lógico.

É muito importante para quem trabalha nessa área ter o domínio das tecnologias, especificamente aquelas relacionadas a organização. Pois assim suas tarefas terão menos chances de atraso ou até mesmo esquecimento.

Usar a tecnologia como aliada pode facilitar e diminuir o tempo de trabalho. Portanto, é bom saber usar o pacote office, especialmente Excel ou algum semelhante que tenha planilhas e gráficos.

Saber utilizar também as mídias que são aliadas para a comunicação entre os funcionários contribui para este trabalho. Ademais tudo que vier para somar deve ser encarado com algo positivo e um desafio a ser vencido.

Benefícios de um Back Office

Sabemos que a organização pode fazer muita diferença na vida de alguém, especialmente em um negócio ela pode mudar tudo. Talvez o que falta para seus empreendimentos alavancarem é um bom trabalho de Back Office.

Principalmente se este for aliado às tecnologias disponíveis haverá uma parceria imbatível. Sendo assim não perca tempo invista nesta área com poder de transformação.

Se você já trabalha na retaguarda de um empreendimento ou pretende iniciar faça a diferença. Portanto se qualifique, conheça todos os meios que podem contribuir para o sucesso do negócio e se destaque daqueles que não buscam melhorias.

Um dos grandes benefícios de um bom Back Office são bons relacionamentos tanto de clientes quanto funcionários. E nos tempos atuais isso é um ponto muito positivo.

A satisfação de quem é atendido bem é o que toda empresa deseja alcançar. Uma vez que a boa reputação é uma propaganda gratuita e poderosa. E quem se impressiona com um bom atendimento certamente irá recomendar o serviço.